Planlama işin yarısıdır

Proje Başlatma Belgesi’ni yayınladığımız anda artık projemizi ilerletmeye koyulduk demektir. Buradaki en önemli süreç olarak karşımıza planlama gelmektedir. Maalesef planlama aşamasına gereken önem verilmediği için birçok proje plansız ilerlemek durumunda kalıyor.

Ömür Benek / http://omurbenek.com

Tamamen kervan yolda düzelir mantığıyla hareket edildiğinde de karşımıza hiç öngöremediğimiz birçok sorun çıkıyor. İşte bu muhtemel sorunları öncesinde en aza indirmek, hatta yok etmek için planlamaya gereken önemi vermek yeterli. Planlamanın, proje yönetiminin yüzde 50’si olduğunu söylemek çok da yanlış olmaz. Aynen bir işe inanmanın başarmanın yarısı olduğunu söylediğimiz gibi planlama da inanmak kadar önemli. Yukarıda belirtmiş olduğum grafik ise bize proje süreçlerindeki etkileşim düzeylerimizi gösteriyor. Projenin başlangıcında çok fazla paydaşla iletişimde olmadığımız için etkileşim oranı düşük seviyede. Ancak planlama döneminde proje yöneticisi olarak tüm paydaşlarla iletişim halinde olduğumuz, beyin fırtınası toplantıları ve çalıştayları düzenlediğimiz için son derece aktif bir dönem geçiririz. Sonraki süreçte yani projenin yürütülmesinde ise etkileşim düzeyimiz en üst seviyeye gelir. Bu süreç tüm proje paydaşlarıyla temas halinde olup aktiviteleri takip ettiğimiz dönemdir.

Dikkat ederseniz izlemekontrol sürecinin grafik üzerindeki yatay seyri çok daha fazla zamanı içeriyor. Bunun nedeni ise projenin başlangıcından kapanışına kadar geçen sürede proje yöneticisinin bir yandan da projenin ilerleyişini kontrol ediyor oluşu. Ancak etkileşim düzeyi daha alt seviyede. Çünkü izleme ve kontrol sürecinde daha çok uzaktan izleme ve raporlama yapıyoruz. Son sürecimiz olan kapanış aşamasında ise etkileşim düzeyimiz bir pik noktasına çıkmakta ve sönmekte. Bunun nedeni de bu pik sırasında proje kapanış dokümanlarıyla alınan ders dokümanlarının kaydediliyor oluşu. Bu aksiyonlar sırasında proje yöneticisi görüşebildiği kadar proje paydaşıyla temasa geçiyor.

Bu grafik bize proje süreçlerini biraz daha irdelememizi ve proje yönetim mantığına bir üst perdeden bakabilmemizi sağlıyor.

GİRİŞİMCİLERİ AYIRAN 7 ÖZELLİK
Richard Feloni/Business Insider yazarı

Sıfırdan bir şirket inşa etmek inanılmaz miktarda güven, yaratıcılık, motivasyon ve odaklanma gerektirir. Herkesin bir girişimci olarak başarılı olamamasının nedeni budur. Quora’nın “Girişimcilerin diğerlerinin sahip olmadığı alışkanlıklar nelerdir?” başlıklı yazısına bir göz attık ve birinci elden tecrübe sahiplerinin en iyi cevaplarının bazılarını öne çıkardık. Dünyayı ortalama insandan nasıl farklı gördüklerini ortaya koyan bazı yollar şunlar:

1-Parayı, daha fazla para kazanmanın bir vasıtası olarak görürler
İster piyangodan çıkmış isterse ikramiyeyle kazanılmış olsun, konu paraya gelince birçok insanın ilk tepkisi, yeni araba almak gibi havai bir harcama yapmak olmaktadır. Oysa girişimciler, ellerine bir para geçtiğinde, onu daha fazla para getirecek bir iş fırsatına dönüştürecek akıllı bir yatırım yolu bulur.

2-Yoğun biçimde odaklanma yeteneğine sahiptirler
Emberton’a göre başarılı girişimciler yüksek düzeyde örgütlü, verimsizliğe karşı hoşgörüsüz ve lazer titizliğinde bir odaklılığa sahiptir. Bu yoğun odak, genellikle Steve Jobs ve Elon Musk gibi efsanevi girişimcilerle birlikte çalışmanın neden bazen zor olduğuna dair bir sürü anekdotun nedeni olarak gösterilir.

3-Olumlu gerçekçiler olmak için yönetirler
Başarılı girişimciler ne aşırı iyimser ne aşırı kötümser olmama eğilimindedir. Girişimlerinin bir sürü nedenle tamamen çökebileceğini bilip buna hazırlıklı olma yeteneğine sahiptirler. Ama aynı zamanda daha en başında büyük riskler almak için gerekli idealizme de sahiptirler.

4-Engelleri fırsat olarak görürler
Girişimciler umulmadık tehditleri, şirketlerini daha da güçlü hale getirmek için bir araç olarak görür. Thomas Edison, üretim tesisi 1914’te bir kaza sonucu harap olduğunda, ekibini daha sıkı ve daha verimli çalıştırarak işini daha modern bir şekilde yeniden inşa etti. Bir yıl içinde şirketi yalnızca ayağa kalkmakla kalmadı, öncekinden çok daha fazla gelir getirmeye başladı.

5-Fırsat maliyetine odaklanırlar
Girişimciler her kararı, seçenekleri değerlendirerek ve hangisinin en fazla değer katacağını görerek alır. Ne yaparlarsa yapsınlar, yaratılan değerin, kullanılan kaynakların maliyetinden büyük olduğuna emin olurlar.

6-Yeteneklerinin ötesine geçen fikirler üzerinde düşünürler
Kolodovski gerçek girişimcilerin daima büyüme fırsatları üzerinde düşündüklerini söylüyor. Pratik olmak ve konfor bölgelerinde çalışmak yerine, becerilerini güçlendirmek ve tutkularını hayata geçirmek için kendilerini daha fazla yeteneği işe almayı gerektirecek durumlara sokarlar.

7-Vizyon sahibidirler
Girişimciler belirli bir sorun için çözüme sahip oldukları ve bunu hayata geçirmek için liderlik etmeleri gerektiğine dair bir fikir tarafından güdülenirler. Bunu da işleri farklı bir tarzda yaptıkları için dalga geçilme ya da reddedilme korkusu olmadan yaparlar.

START UP’LARA NEDEN BAYILIYORUM?
Peter Thiel/Girişimci ve risk sermayedarı

Ben küçük organizasyonlar ve gruplar içinde yaşanan değişimleri destekliyorum. Tek bir adama dayalı büyük hareketlere hep şüpheyle yaklaşırım. Bu nedenle Silikon Vadisi’ndeki yeni teknoloji start up’larına bayılıyorum. Bir avuç insan bir araya gelerek tek bir hedefe kilitleniyor. Teoride hükümetler, büyük şirketler ya da STK’lar gibi büyük organizasyonlarda her şeyin çözümlenmesi beklenir. Özellikle büyük organizasyonlarda her şey aşırı bir hızla yavaşlarken küçük ve yeni kuruluşlara her zaman ihtiyaç var.

Yıllar içinde birlikte çalıştığım kişilerle olağanüstü arkadaşlıklar kurdum. Bu bizim toplumumuzda büyük öneme sahip, uzun vadede kişilerin başarılı olmasını sağlıyor. Arkadaşım Reid Hoffman daima hayatın anlamını öğrenmenin gerçekten zor olduğunu söyler. Fakat o yine de hayatın anlamının birlikte zaman geçirilen insanlarla alakalı olduğuna da inanır.